Вопросы: Подтверждаются ли выводы инвентаризационной комиссии о недостаче товарно-материальных ценностей, числящихся на подотчете у гр-ки А. по состоянию на октябрь 2013 года? Соблюдены ли действующие правила проведения инвентаризации?

С целью выяснения, подтверждаются ли выводы инвентаризационной комиссии о недостаче товарно-материальных ценностей, числящихся на подотчете у гр-ки А. по состоянию на октябрь 2013 года, соблюдены ли действующие правила проведения инвентаризации и если да, то правильно ли определен размер недостачи, исследованы следующие документы, представленные в материалах дела:

- приказ директора ОАО «Б» № 1 «О проведении инвентаризации запасных частей и комплектующих на центральном складе, основных средств и драгоценных металлов» (далее – приказ № 1) (л.д. …);

- инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей ОАО «Б» (далее – инвентаризационные описи) (л.д. …);

- сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей на центральном складе (л.д. …);

- контракт от … г. № … ОАО «Б» с гр-кой А. (далее – контракт) (л.д. …);

- договор о полной материальной ответственности от … ОАО «Б» с гр-кой А. (далее – договор о полной материальной ответственности) (л.д. …);

- исковое заявление ОАО «Б» к гр-ке А. о возмещении причиненного ущерба от … № … (далее – исковое заявление) (л.д. …)

- определение судебной коллегии по гражданским делам … областного суда от … по кассационной жалобе ОАО «Б» на решение суда … района г. … от … по иску гр-ки А. к ОАО «Б» о взыскании среднего заработка за задержку расчета при увольнении (л.д. …);

- табели по форме Т-13 за сентябрь и октябрь 2013 г., содержащие данные учета рабочего времени гр-ки А.

Документы ОАО «Б», имеющиеся в деле, представлены в виде копий, заверенных подписью (без расшифровки должности и фамилии лица, ее совершившего) и имеющих оттиски штампа «Копия верна» и печати с надписью «…».

При проведении исследования применялись методы формальной, нормативной и арифметической проверки отдельных документов, взаимного контроля различных взаимосвязанных документов.

Выводы инвентаризационной комиссии о недостаче товарно-материальных ценностей, числящихся на подотчете у материально ответственного лица, должны быть подтверждены достоверными данными, полученными в ходе инвентаризации.

Инвентаризация – это проверка фактического наличия и состояния имущества и обязательств организации на определенную дату и последующее сопоставление фактических данных с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация является основным способом фактического контроля сохранности товарно-материальных ценностей, деятельности материально ответственных лиц.

Достоверность данных инвентаризации обеспечивается соблюдением надлежащего порядка проведения инвентаризации, документального оформления ее хода и результатов.

Единый порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организаций, ведущих бухгалтерский учет, а также оформления результатов инвентаризации и их отражения в бухгалтерском учете установлен Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 ноября 2007 г. № 180 (далее – Инструкция № 180), действовавшей в 2013 г. в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 22 апреля 2010 г. № 50.

В соответствии с пунктом 4 Инструкции № 180 инвентаризация проводится обязательно в случаях, установленных частью третьей статьи 12 Закона Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон о бухгалтерском учете и отчетности), действовавшего в 2013 г. в редакции Закона Республики Беларусь от 26 декабря 2007 г. № 302-З, в том числе при смене материально ответственных лиц. Согласно пункту 6 Инструкции № 180 в этом случае инвентаризация проводится на день приема-передачи дел.

Для организации проведения инвентаризации в соответствии с пунктом 12 Инструкции № 180 руководитель организации издает приказ о ее проведении по примерной форме согласно приложению 1 к указанной инструкции.

Пунктами 18 и 19 Инструкции № 180 установлено, что руководитель организации несет ответственность за организацию и своевременное проведение инвентаризаций активов и обязательств, создает условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.

В соответствии с пунктом 20 Инструкции № 180 проверка фактического наличия активов и обязательств проводится при обязательном участии материально ответственных лиц; в случае смены материально ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принимающее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее – в их сдаче.

Выводы о недостаче товарно-материальных ценностей, числящихся на подотчете у гр-ки А. по состоянию на октябрь 2013 г., указанные в исковом заявлении, основаны на результатах инвентаризации, проведенной в соответствии с приказом № 1.

Указанным приказом определены:

- дата проведения инвентаризации – «по состоянию на 14 октября 2013 года» и виды имущества, подлежащего инвентаризации – «запасных частей и комплектующих, основных средств, драгоценных металлов» (пункт 1);

- состав рабочей инвентаризационной комиссии (пункт 2);

- дата представления инвентаризационной комиссией в бухгалтерию инвентаризационных описей «фактического наличия ТМЦ» – «до 25.10.2013 года» (пункт 3);

- ответственные за исполнение приказа (пункт 4).

В преамбуле приказа № 1 указано, что инвентаризации проводится «в целях установления фактического наличия запасных частей и комплектующих, повышения контроля за сохранностью собственности предприятия и обеспечения достоверности учетных данных на центральном складе».

В ходе проведения экспертизы установлено, что согласно приказу № 1 место проведения инвентаризации – центральный склад, в то время как согласно пункту 2 контракта должность гр-ки А. – кладовщик отдела маркетинга и сбыта, согласно пункту 1 договора о полной материальной ответственности – кладовщик ОМТС, согласно исковому заявлению – кладовщик склада комплектующих, запасных частей и готовой продукции; фамилия гр-ки А. в указанном приказе не фигурирует; гр-ки А. уволена 9 октября 2013 г., то есть до дня издания приказа. Данные табеля по форме Т-13 за октябрь 2013 г. подтверждают, что последним днем работы гр-ки А. является 9 октября 2013 г.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находившихся в подотчете у материально ответственного лица гр-ки А., на дату ее увольнения не проводилась. Это подтверждается представлением ОАО «Б» в качестве документов по инвентаризации товарно-материальных ценностей, находившихся в подотчете у материально ответственного лица гр-ки А., проведенной на дату ее увольнения, материалов инвентаризации, проведенной по приказу № 1.

Не проведение обязательной инвентаризации при смене материально ответственных лиц не соответствует требованиям части третьей статьи 12 Закона о бухгалтерском учете и отчетности, пунктов 4 и 6 Инструкции № 180 и является невосполнимым недостатком. Результаты инвентаризации, проведенной в соответствии с приказом № 1, не могут служить подтверждением недостачи товарно-материальных ценностей, числящихся на подотчете у гр-ки А. по состоянию на октябрь 2013 г.

В материалах дела имеются инвентаризационные описи по видам товарно-материальных ценностей с указанием субсчетов бухгалтерского учета, на которых соответствующие ценности числятся:

- сырье и материалы (10.1.1) – порядковых номеров 149, количество единиц по данным бухгалтерского учета 35 171,329, фактически – 35 417,329 на сумму по данным бухгалтерского учета 169 910 548 руб., фактически – 166 930 145 руб. (л.д. …);

…

В результате формальной проверки инвентаризационных описей установлено, что во всех описях:

- реквизит «№» имеется, но не заполнен;

- реквизит «число, месяц, год» имеется, но указан только год «2013»;

- имеется расписка «к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход» материально ответственного лица – кладовщика В. с подписью от ее имени;

- указаны даты начала инвентаризации – 14 октября 2013 г., окончания – 18 октября 2013 г.;

- указано, что проводится инвентаризация остатков по балансовому счету № [указан номер счета, за исключением описей драгметаллов и основных средств] по состоянию на 14 октября 2013 г.;

- указано общее фактическое количество единиц активов и их общая стоимость по описи;

- имеются подписи от имени председателя и всех членов комиссии, поименованных в приказе № 1, с указанием их должностей;

- имеется запись «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи с № [указан номер] по № [указан номер], комиссией проверены в натуре в моем (нашем) присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею (не имеем). Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем (нашем) ответственном хранении.» и подпись от имени материально ответственного лица В.; реквизит «число, месяц, год» имеется, но указан только год «2013»;

- имеется подпись от имени бухгалтера «указанные в настоящей описи данные и подсчеты проверил»; реквизит «число, месяц, год» имеется, но указан только год «2013».

При проведении исследования установлено, что используемые формы инвентаризационных описей и их заполнение не соответствуют установленным законодательством требованиям в части:

- форм инвентаризационных описей – отсутствует реквизит «Основание для проведения инвентаризации», наличие которого предусмотрено пунктом 23 и приложением 11 к Инструкции № 180;

- заполнения реквизита «Цех (склад)» – отсутствует, что не дает возможности определить, где фактически проводилась инвентаризация, были ли соблюдены требования пунктов 47, 48, 55 Инструкции № 180 о том, что инвентаризация оборотных активов проводится  по порядку их расположения в помещении; при хранении оборотных активов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения; оборотные активы, находящиеся в эксплуатации, пользовании инвентаризируются по их количеству, наименованию в местах их эксплуатации и хранения;

- указания на каждой странице инвентаризационных описей прописью числа порядковых номеров активов и общего итога фактического количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, – отсутствует, что противоречит требованием пункта 27 Инструкции № 180;

- исправления путем простого зачеркивания и подчисток (л.д. 13, 25, 29, 30, 31, 32, 33), что противоречит требованиям пунктов 27 и 28 Инструкции № 180 о внесении исправлений путем зачеркивания неправильных записей, проставления над зачеркнутыми правильных записей, подписания их всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Вместе с тем, при проведении арифметической проверки установлено, что неоговоренные исправления входят в общие итоги по описям.

По причине несоблюдения установленного порядка оформления инвентаризационные описи признаются недоброкачественными. Однако выявленные при проведении настоящего исследования недостатки в оформлении инвентаризационных описей не являются существенными при формировании экспертом выводов по поставленным судом вопросам в отношении гр-ки А., так как инвентаризация по приказу № 1 не увязывается со сменой материально ответственного лица, проверка фактического наличия активов проводилась без участия бывшей до увольнения материально ответственным лицом гр-ки А.

При проверке инвентаризационных описей по существу на основе представленных для проведения исследования материалов недостатки не выявлены.

В соответствии с пунктом 70 Инструкции № 180 по активам, при инвентаризации которых выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости, в которых отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическими данными, отраженными в инвентаризационных описях.

В представленных материалах имеется «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей на центральном складе» (далее – сличительная ведомость), имеющая подписи от имени председателя и членов комиссии, поименованных в приказе № 1, с указанием их должностей.

По данным сличительной ведомости в результате инвентаризации на центральном складе выявлены: недостача товарно-материальных ценностей в количестве 1365,2 единиц на сумму 34 498 970 руб. и излишек товарно-материальных ценностей в количестве 2 273,5 единиц на сумму 31 949 076 руб. В указанной сличительной ведомости отражены расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическими данными, отраженными в инвентаризационных описях по счетам 10.1.1 «Сырье и материалы», 10.5.1 «Запчасти», 10.8 «Строительные материалы», 10.9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

Форма сличительной ведомости по результатам инвентаризации оборотных активов должна соответствовать приложению 21 к указанной инструкции.

В результате формальной проверки сличительной ведомости установлено, что используемая в ОАО «Б» форма и ее заполнение не соответствуют требованиям, установленным пунктом 70 Инструкции № 180:

- отсутствуют реквизиты «Основание для проведения инвентаризации», «Дата начала инвентаризации», «Дата окончания инвентаризации»;

- отсутствуют графы «Отрегулировано за счет уточнения записей в учете» (в том числе «излишек» и «недостача» с указанием количества, суммы в рублях и номера счета, статьи, заказа), «Пересортица» (в том числе «излишки, зачтенные в покрытие недостач» с указанием количества, суммы в рублях и порядкового номера зачтенных недостач и «недостачи, покрытые излишками» с указанием количества и суммы в рублях), «Порядковый номер зачтенных излишков», «Приходуются окончательные излишки» с указанием количества, суммы в рублях и номера счета, «Окончательные недостатки» с указанием количества и суммы в рублях;

- отсутствует реквизит «Бухгалтер (подпись) (расшифровка подписи)»;

- отсутствует реквизит «С результатами инвентаризации согласен. Материально ответственное лицо (подпись) (расшифровка подписи)»;

- не заполнен реквизит «Цех (склад)».

В сличительной ведомости также допущено неоговоренное исправление путем простого зачеркивания, что противоречит требованиям пунктов 27 и 28 Инструкции № 180 о внесении исправлений путем зачеркивания неправильных записей, проставления над зачеркнутыми правильных записей, подписания их всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

По причине несоблюдения установленного порядка оформления сличительная ведомость признается недоброкачественной. Однако выявленные при проведении настоящего исследования недостатки в оформлении сличительной ведомости не являются существенными при формировании экспертом выводов по поставленным судом вопросам в отношении гр-ки А., так как инвентаризация по приказу № 1 не увязывается со сменой материально ответственного лица, проверка фактического наличия активов проводилась без участия бывшей до увольнения материально ответственным лицом гр-ки А.

При проверке сличительной ведомости по существу установлено:

1) инвентаризационными описями инвентаризации, проведенной в соответствии с приказом № 1, не подтверждается:

- наличие излишков товарно-материальных ценностей, перечисленных в сличительной ведомости под номерами 96-104 (указаны в количественном выражении, суммы не проставлены);

- недостача …, номер 127 в сличительной ведомости (указана в количественном выражении, сумма не проставлена);

2) имеется несоответствие в указании цены и стоимости:

…

Материалы, свидетельствующие о рассмотрении результатов инвентаризации, регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия активов и данных бухгалтерского учета, которые должны составляться в соответствии с пунктами 72 и 73 Инструкции № 180, в ОАО «Б» отсутствуют (не представлены, несмотря на заявленное ходатайство об их представлении).

Таким образом, выводы инвентаризационной комиссии (подписанные председателем и членами комиссии инвентаризационные описи и сличительная ведомость) по результатам инвентаризации, проведенной в соответствии с приказом № 1, не являются подтверждением недостачи товарно-материальных ценностей, числящихся на подотчете у гр-ки А. по состоянию на октябрь 2013 г.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находившихся в подотчете у гр-ки А., которая является обязательной при смене материально ответственных лиц в соответствии с частью третьей статьи 12 Закона о бухгалтерском учете и отчетности, пунктами 4 и 6 Инструкции № 180, при увольнении гр-ки А. не проводилась.

При проведении инвентаризации по приказу № 1 действующие правила инвентаризации не соблюдены в части требований по документальному оформлению хода и результатов инвентаризации, рассмотрению ее результатов и регулированию выявленных расхождений фактического наличия активов и данных бухгалтерского учета, установленных пунктами 23, 27, 28, 70, 72 и 73 Инструкции № 180.